Ufficio: comprare o affittare?

E’ giunto il momento di cambiare ufficio. Oramai la stanza in cui svolgo l’attività di geometra non è più adeguata alle mie esigenze, ed è ora che cerchi uno spazio più consono sia per me, che per i miei clienti. Ma conviene cercare un ufficio in affitto o in vendita? In genere questo tipo di valutazione lo faccio per i miei clienti; questa volta l’ho fatto per me.

Abbiamo di recente visto che le compravendite immobiliari legate al ramo non abitativo siano in forte ridimensionamento, nel nostro Paese, a causa della crisi economica. Quello degli uffici è il settore che risente di più della congiuntura economica sfavorevole. Un libero professionista che avvia una nuova attività, se non ha necessità di frequenti contatti con il pubblico, può temporaneamente sfruttare una porzione di casa propria: ma non è certo l’ideale.

Quale soluzione per dotarsi di un ufficio funzionale e confortevole, risparmiando? Vediamo insieme due soluzioni: l’affitto condiviso con altri liberi professionisti e il co-working.

 Nel disastrato mercato immobiliare delle compravendite è il comparto dedicato alle aziende quello che, durante l’ultimo anno (ma già nei precedenti) ha risentito maggiormente della congiuntura negativa per la nostra economia. Meno di 40.000 transazioni nel 2015, considerando il mercato delle vendite di immobili ad uso diverso dall’abitazione. Cifre in netto ridimensionamento rispetto al 2013, anno tra l’altro già di calo notevole. Se il comparto che tiene meglio è quello dei capannoni artigianali e industriali (-7,7%), più negativi risultano i dati riferiti ai negozi (-9,3%); quello più evidente, comunque, è senza dubbio il tonfo registrato dalle vendite di uffici (-10,8%).

Valori che rendono merito di quanto oggi, per un imprenditore che intenda dare il via ad una nuova attività, la scelta dell’acquisto degli spazi nei quali lavorare sia sempre meno frequente. Percepita troppo rischiosa, in generale, e spesso ancora troppo onerosa, nonostante i ribassi (a volte piuttosto importanti) dei prezzi di vendita negli ultimi anni. Pensiamo ad un libero professionista che desideri avviare una attività in proprio: un consulente, un geometra, un architetto o un ingegnere. Almeno in una fase iniziale è senz’altro ragionevole stare dalla parte sicuro e prudenzialmente evitare l’acquisto del locale dove esercitare la professione.

Meglio affidarsi ad una soluzione più flessibile, che permetta di avere a disposizione un ufficio più o meno strutturato, a seconda dell’attività e dell’esigenza di contatto con la clientela, ma che non comporti un investimento da portarsi dietro negli anni. Una scelta che risulti meno impegnativa, perché si conserva la possibilità di dare disdetta dal contratto relativo agli spazi ove esercitare l’attività, qualora le cose non andassero come si spera (come si dice: speriamo bene, ma non si sa mai!). Ma anche, a volte, l’unica via possibile, soprattutto se la banca non permetta al nostro professionista di accendere il mutuo necessario ad acquistare i muri.

Per una piccola attività la gestione dei costi è fondamentale: perché affogare in inutili spese piuttosto che dedicare le risorse disponibili alla pubblicità e agli investimenti di marketing, che aiutano a fare fatturato? Per questo, se il tipo di attività lo permette, il nostro libero professionista potrà trovare la giusta location per l’ufficio minimizzando i costi.

 1) Lavoro da casa

La soluzione più immediata è, ove possibile, il classico lavoro da casa: adibire una o più stanze alla propria attività è quanto di più economico. Il computer e la rete internet hanno fatto miracoli e un sacco di professioni che un tempo potevano svolgersi solo in determinati contesti, per necessità di strumentazioni o a causa di esigenze di interrelazione con altri professionisti o con enti pubblici o privati, ora possono tranquillamente essere svolte con il telelavoro. Connessione wi-fi e il gioco è fatto. Tuttavia, di frequente la propria casa (per questioni di spazio) non permette di adibire una o più stanze all’esercizio della propria professione.

2) Locazione di un immobile ad uso promiscuo

Una valida alternativa, soprattutto se ci si sta trasferendo in una nuova città e si vuole limitare il costo dell’affitto, è quella di unire gli spazi di casa con quelli di lavoro: l’affitto di un immobile ad uso promiscuo (prevalente uso abitativo o prevalente uso diverso dall’abitazione, a seconda delle esigenze) è senz’altro una soluzione che permette di dare risposta con un unico contratto all’esigenza abitativa e a quella lavorativa. Il tutto potendo scegliere l’ambiente che sia dimensionato nella maniera più appropriata rispetto alle proprie necessità personali e alle specifiche del lavoro che si deve svolgere. Unica accortezza: il proprietario deve esserne a conoscenza e il contratto deve riportare chiaramente l’utilizzo promiscuo.

 3) Co-working

Spesso, però, ad unire casa e lavoro le distrazioni rischiano di essere eccessive: i figli che ti entrano in stanza ogni minuto, la moglie o il marito (o peggio i suoceri) che sbraitano… Ma anche uno stile di vita “particolare” (pensiamo a chi è decisamente troppo disordinato!) mal si potrebbe conciliare ad un’adeguata accoglienza della clientela. Oppure ancora, più frequentemente, potrebbe risultare indispensabile trovare una location separata rispetto alla propria abitazione per questioni di raggiungibilità o di impossibilità ad inserire lo spazio lavorativo in un ambiente domestico (necessità di sala riunioni, di sala meeting, etc.).

In questo caso, è il co-working la soluzione più innovativa. Nato nelle grandi metropoli statunitensi ma ormai in via di diffusione anche nelle principali città italiane, consiste nel noleggio una postazione di lavoro in uno spazio condiviso con altri professionisti, che temporaneamente si appoggiano in quella sede lavorativa. Allacciamenti ovviamente già effettuati e utenze attive e disponibili; connessione internet, fax e macchinari d’ufficio già presenti, macchina del caffè e spesso saletta ristoro, talvolta una sala meeting; in alcuni casi, persino un servizio di segreteria con domicilio postale e consulenza tecnica e legale. Strumento economico, se si tiene conto dei tanti servizi che la condivisione permette e che altrimenti sarebbero alla portata solamente delle aziende medie o grandi. Non da meno, il network di professionisti che si può trovare nelle scrivanie circostanti, in questi moderni spazi condivisi, può creare facilmente sinergie lavorative proficue, oltre che amicizie e nuove conoscenze interessanti.

4) Affitto di un ufficio in condivisione

La soluzione che mescola perfettamente economicità, flessibilità e stabilità di location. Infatti, se il professionista si sa gestire autonomamente e non ha eccessive esigenze dal punto di vista delle dotazioni d’ufficio, risulta più conveniente rispetto al co-working. Così come permette un arredamento più ricercato e su misura, oltre che una possibilità di condividere i locali ad uso ufficio con una selezionata cerchia di professionisti. Capitolo risparmio. Affittare un ufficio può essere piuttosto oneroso, se l’attività è micro-imprenditoriale (es: impresa individuale, o al più con uno o due collaboratori). Nelle principali città, soprattutto, gli affitti di uffici in location centrali o nei centri direzionali delle periferie terziarie attrezzate possono essere davvero difficili da sostenere. Questo, nonostante il comparto uffici abbia ridimensionato molto le pretese in termini di canone di locazione: Le statistiche hanno registrato cali nei valori di prezzo degli affitti di uffici pari al -4,0% tanto nel 2013 quanto nel 2014, con un ribasso ancor più pronunciato nel 2015 (-5,8%). Quotazioni che, in media in Italia, si aggirano sui livelli dei canoni di una abitazione. Ma che, soprattutto in certe zone (quelle più “business intensive”) e in certe città, possono raggiungere valori importanti. Per questo, la scelta di un ufficio di metratura più elevata (es: un 3 vani o un 4 vani) con condivisione degli spazi con altri uno o due professionisti può risultare una scelta vincente. La seguente tabella riporta un breve calcolo che il libero professionista può fare tenendo conto delle statistiche 2015 relative all’andamento del mercato, in questo caso di Modena. 

Qualche consiglio su come fare?

Innanzitutto, se non volete farvi fare le “scarpe” e se è possibile, cercare di scegliere professionisti con i quali condividere gli spazi che esercitino attività simili alla propria. Questo anche e soprattutto per ripartire quanto più equamente e meno litigiosamente possibile le utenze e le eventuali spese condominiali. Sul fronte contrattuale le soluzioni possibili sono molte e dipendono tanto dalle esigenze del proprietario dell’immobile quanto dalle necessità e dalla disponibilità economica del professionista che risulta inquilino dell’ufficio. Mettiamoci nei suoi panni per vedere tre possibilità contrattuali.

A) Contratto di locazione dell’ufficio intestato al professionista, che poi effettua una sublocazione di porzione d’immobile ai professionisti suoi coinquilini

Occorre prestare attenzione, in questo caso, che nel contratto di locazione dei muri il locatore non abbia inserito una clausola nella quale non permetta la sublocazione: questa, infatti, normalmente è esclusa.

Un grosso vantaggio di questo schema contrattuale è quello di poter decidere autonomamente se condividere gli spazi con altri e, se sì, con chi e con quanti altri professionisti e consulenti.

Da mettere in conto la possibilità che non permanentemente si riesca a trovare un sublocatario e, di conseguenza, che le spese di affitto possano risultare tutte in capo al nostro geometra.

B) Contratto di locazione dell’ufficio cointestato a più professionisti contemporaneamente

Il contratto di affitto cointestato è una soluzione particolarmente valida per studi associati, con rapporti già consolidati tra i professionisti che condividono i locali ad uso ufficio.

Bisogna stare attenti alla componente economica: se uno o più dei coinquilini se ne va, il contratto (a meno di disdetta di tutti) rimane in capo agli altri coinquilini, che si devono accollare una spesa pro-capite superiore a prima (essendo solidalmente responsabili per l’intero canone di locazione). Ovviamente, trovando un nuovo coinquilino che rimpiazzi il precedente si riesce a mantenere una sostenibilità delle spese adeguata.

C) Più contratti di locazione per porzioni d’immobile relativi all’ufficio condiviso, tra loro distinti ed autonomi

Stipulare più contratti di locazione di porzione d’immobile per l’ufficio risulta probabilmente la scelta più complicata dal punto di vista della gestione per il proprietario, che deve considerare anche la possibilità di un periodo di sfitto per una o più porzioni in caso di disdetta di qualche professionista. Per questo il consiglio è sempre e comunque quello di avere un’agenzia immobiliare che lo supporti nella gestione degli affitti.

Ma garantisce, d’altra parte, la migliore trasparenza ai lavoratori autonomi che alloggiano nell’ufficio e al locatore stesso, che ha rapporti individuali con ciascuno di essi. La responsabilità dell’obbligazione economica nei confronti del proprietario risulta separata per il professionista rispetto ai coinquilini e il risparmio rispetto ad un ufficio affittato in solitaria è garantito: ecco perché questa formula appare particolarmente valida.

 Modena, 26 febbraio 2017